Chữ ký số hóa đơn điện tử - Những lưu ý pháp lý phải biết!

Trong quá trình lập, phát hành và khởi tạo sử dụng hóa đơn điện tử nhiều doanh nghiệp vẫn chưa rõ những yêu cầu quy định pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử đối với người mua, người bán và những trường hợp không cần thiết phải có chữ ký số ở trên hóa đơn điện tử hợp lệ. Sau đây là những thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ những quy định khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử.

Vai trò chữ ký số hóa đơn điện tử trong tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân

Chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?

Chữ ký số hóa đơn điện tử là một dạng sử dụng chữ ký điện tử đã được mã hóa bằng các thông tin đi kèm theo thông tin dữ liệu của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân để thực hiện ký số trên các hóa đơn điện tử. Đây là mô hình sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng gắn với người sử dụng cặp khóa thông tin bí mật và có các giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay hay con dấu của người đại diện pháp luật doanh nghiệp.

Chính vì vậy, chữ ký số có thể được coi là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử, chữ ký số và hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc xác thực tính hợp pháp của hóa đơn do bất ký đơn vị nào phát hành và mã hóa hóa đơn không thể sửa đổi sau khi ký.

>> Tìm hiểu thêm: Đăng ký chữ ký số để biết thêm nhiều thông tin. 

Lợi ích chữ ký số trên hóa đơn điện tử là gì?

Khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử sẽ nhận được nhiều ưu điểm khác nhau tùy theo đối tượng sử dụng là trong tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến quý khách hàng những ưu điểm vượt bậc mà quý khách hàng không thể bỏ qua khi sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số:

Đối với tổ chức, doanh nghiệp: 

• Các thủ tục hành chính, thỏa thuận, giao dịch được diễn ra trực tuyến mà không cần cần thiết phải di chuyển hay đến trực tiếp nơi đăng ký để thực hiện. Khách hàng có thể xử lý một lượng lớn hồ sơ, tài liệu trong cùng một ngày mà không phải tốn nhiều thời gian, chi phí. Chỉ cần một chữ ký số duy nhất thì người dùng đã có thể kết nối với nhiều phần mềm khác nhau và các nền tảng trực tuyến. 
• Tính bảo mật dữ liệu của các bên luôn được đảm bảo tuyệt đối, tránh trường hợp bị đánh cắp, giả mạo hay sao chép.
• Có thể truy xuất nguồn gốc dữ liệu. Chữ ký số hóa đơn điện tử sau khi hoàn thiện và lưu trữ trong nội bộ của doanh nghiệp, tổ chức có thể xác định được ai là người đã soạn thảo, ký hóa đơn đó.
• Tối ưu hóa các phi phí phát sinh như: In ấn, giấy, máy in, vận chuyển thư từ, lưu trữ và quản lý hồ sơ, chi phí đi lại, nộp hồ sơ lên các cơ quan hành chính,...
• Dễ dàng thực hiện ký kết văn bản, hợp đồng điện tử ở mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác đơn giản. 
• Công tác kiểm tra, theo dõi trạng thái của các tài liệu, văn bản cần được ký số được ghi nhận xác sao. Song đó có thể đôn đốc và đẩy nhanh tiến độ công việc đối với những công việc cấp bách và quan trọng cần ưu tiên để thực hiện trước. 
• Trải nghiệm của khách hàng được nâng cao, tăng lượng khách hàng thân thiết cho doanh nghiệp, đặc biệt đối với những khách hàng ở vùng sâu, vùng xa, thôn quê có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng. 

Đối với cá nhân: 

• Mỗi cá nhân khi đăng ký để sử dụng sẽ được cấp một chữ ký số riêng biệt, xác thực rõ danh tính và không được dùng chung với người khác.
• Ngoài sử dụng chữ ký số ký hóa đơn điện tử có thể thực hiện ở nhiều loại giao dịch khác nhau trên môi trường điện tử mà không tốn quá nhiều thời gian để di chuyển hay mất hàng giờ xếp hàng để đến lượt. Các giao dịch được ký luôn được đảm bảo an toàn và độ tin cậy cao.

Xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không?

Căn cứ theo Điều 14 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thì có một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần thiết phải sử dụng chữ ký số của người và người bán thực hiện trên hóa đơn điện tử: 

• Không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử. Ngoại trừ trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán thỏa thuận các điều kiện ký số, trên hóa đơn điện tử do cả hai bên đều phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử.
• Đối với các hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp theo những lần phát sinh thì không cần thiết phải có chữ ký số sử dụng trên hóa đơn điện tử của người mua, người bán
• Đối với các hóa đơn điện tử bán hàng tại các trung tâm thương mại, siêu thị mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có tên, địa chỉ hay mã số thuế của người mua; hóa đơn điện tử xăng dầu cho các khách hàng không kinh doanh thì cũng không cần phải có các chỉ tiêu sau: tên hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hay chữ ký số của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. 
• Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử của người bán trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử cho chính cơ quan thuế cấp mã.
• Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân thì không kinh doanh được thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có ký hiệu, mẫu số, số thứ tự hóa đơn đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua hay chữ ký số người bán. 

Phía trên là toàn bộ những thông tin về hóa đơn điện tử chữ ký số mà Viettel muốn giới thiệu đến quý khách hàng. Từ đó, khách hàng cũng có thể thấy vai trò của chữ ký số được sử dụng trên hóa đơn điện tử trên môi trường số là rất quan trọng và thúc đẩy quá trình phát triển của nền công nghệ số của nước ta. 

>> Tham khảo thêm: Chữ ký số bảo hiểm xã hội uy tín nhất hiện nay. 

Đăng ký chữ ký số hóa đơn điện tử Viettel bảo mật giá tốt 2023

Chữ ký số hóa đơn điện tử Viettel là dịch vụ chứng thực chữ ký số và cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam, được cung cấp bởi Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel do Bộ thông tin và Truyền Thông cấp giấy phép dịch vụ ký số từ xa. 

Dịch vụ Viettel-CA có kinh nghiệm hơn 12 năm trong lĩnh vực chữ ký số theo nhiều hình thức ký qua đa dạng lĩnh vực với thiết bị như USB Token, SIM CA và nay là kí từ xa Remote Signing. 

Chữ ký số Viettel CA sẽ là một sự lựa chọn chữ ký số hóa đơn điện tử Viettel thông minh dành cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử Viettel. Việc lựa chọn cùng một nhà cung cấp giải pháp phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng thực hiện cài đặt ký duyệt một cách nhanh chóng các hợp đồng, chứng từ online cũng như việc quản lý lập và phát hành các hóa đơn có chữ ký số ký hóa đơn điện tử viettel 

Như vậy, với vai trò là đơn vị số 1 về thị phần cung cấp dịch vụ chữ ký số hóa đơn điện tử Viettel tại thị trường Việt Nam, Viettel đã và sẽ không ngừng đầu tư nguồn lực tốt nhất để mang tới chất lượng dịch vụ uy tín, ổn định, an toàn, chất lượng cho khách hàng. Giá cả mà Viettel cung cấp đến khách hàng đều đã Viettel chọn lọc ở mức giá thấp nhất so với các đối tác khác trong cùng lĩnh vực nhằm mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt nhất với mức giá phù hợp nhất. 

>> Xem thêm: Chữ ký số hải quan để biết thêm nhiều thông tin hữu ích. 

Trên đây là những vai trò của chữ ký số hóa đơn điện tử và những lưu ý quan trọng mà người dùng cần chú trọng để thực hiện theo đúng những quy định của Bộ tài chính để tránh các rủi ro sai phạm ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau Viettel tự nào là doanh nghiệp được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn trong nhiều năm qua từ lúc thành lập cho đến nay. Để biết thêm thông tin về dịch vụ hoặc hướng dẫn trực tiếp từ nhân viên hỗ trợ của Viettel hãy liên hệ đến website : / hay số điện thoại: 08 6868 1600 để được hỗ trợ miễn phí nhé!