Chữ ký số bảo hiểm xã hội - Cách đăng ký, cập nhật, ký số chữ ký số với bảo hiểm xã hội (BHXH)

Sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội trong việc đăng ký hoặc thực hiện các thủ tục kê khai bảo hiểm xã hội thông qua mạng điện tử đã và đang được áp dụng rộng rãi ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, làm sao để sử dụng và thực hiện đầy đủ các thủ tục bảo hiểm xã hội điện tử đơn giản, nhanh chóng theo đúng quy định của nhà nước. Bài viết dưới đây, Giải pháp Doanh nghiệp sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện đầy đủ các thủ tục cần thiết nhất.

Chữ ký số bảo hiểm xã hội sử dụng như thế nào?

Chữ ký số bảo hiểm xã hội (Chữ ký số BHXH) là một dạng chữ ký số điện tử được dùng cho việc kê khai bảo hiểm xã hội cho người lao động cũng như điều chỉnh tăng/giảm lao động trong các tổ chức doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng lao động bắt buộc. Hình thức kê khai này thông qua mạng điện tử và sử dụng chữ ký số đã được Bảo hiểm xã hội Việt Nam công nhận tính pháp lý. 

>> Xem thêm: Đăng ký chữ ký số Viettel mới nhất tại đây. 

Đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH

Đăng ký thông tin

Theo Quyết định số 1166/QĐ-BHXH ngày 22/9/2020 ban hành quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chứng thực chữ ký số trong ngành bảo hiểm xã hội việc đăng ký thông tin chữ ký số bảo hiểm xã hội được thực hiện trong các trường hợp sau đây với điều kiện chữ ký số hợp pháp được BHXH Việt Nam công nhận: 

• Trường hợp mới gia hạn chữ ký số:

Khi chữ ký số của doanh nghiệp hết hạn (số serial hết giá trị hiệu lực), doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện kê khai dịch vụ bảo hiểm xã hội hay các dịch vụ công khác. Lúc này doanh nghiệp cần phải thực hiện gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chứng thư số cập nhật chữ ký số mới gia hạn (số serial mới) lên hệ thống BHXH Quốc gia để tiếp tục kê khai điều chỉnh tăng giảm BHXH cho doanh nghiệp. 

• Trường hợp thay đổi nhà cung cấp chứng thực dịch vụ chữ ký số.

Việc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số không còn xa lạ trong môi trường cạnh tranh giải pháp điện tử ngày nay. Khi doanh nghiệp thay đổi nhà cung cấp chữ ký số thì số serial cũng bị thay đổi và doanh nghiệp cần phải thực hiện thao tác cập nhật lại thông tin chữ ký số BHXH trên hệ thống BHXH. 

• Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp sử dụng qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

Nếu doanh nghiệp bạn thay vì kê khai hay điều chỉnh tăng giảm lao động qua hệ thống TS24 mà trực tiếp sử dụng chữ ký số BHXH qua Website Cổng thông tin điện tử BHXH thì doanh nghiệp bạn vẫn cần phải đăng ký thông tin chữ ký số BHXH. 

Như vậy, nếu doanh nghiệp thuộc một trong các trường hợp trên, doanh nghiệp cần đăng ký thông tin chữ ký số bảo hiểm xã hội trên trang Cổng thông tin điện tử BHXH

Hướng dẫn cách đăng ký

1. Môi trường Máy tính

• Máy tính đã được cài đặt và kích hoạt Java, Plugin Token hỗ trợ ký số điện tử (người kê khai có thể nhờ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hỗ trợ cài đặt)
• USB Token Viettel-CA được cắm sẵn trên máy 

1. Quy trình đăng ký chữ ký số bảo hiểm xã hội Việt Nam

Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp sử dụng chữ ký số bảo hiểm qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam thực hiện các bước đăng ký sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản doanh nghiệp kê khai

Chọn “ Đăng ký ” trên trang chủ website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn

Người kê khai BHXH lựa chọn đối tượng đăng ký phù hợp: cá nhân hoặc cơ quan/Tổ chức (doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh)

Giao diện xuất hiện “ Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội ”, người đăng ký kê khai thực hiện cung cấp đầy đủ và chuẩn xác các thông tin của đơn vị kê khai và chọn “ Đăng ký ” sau khi hoàn thành. 

Lưu ý: Doanh nghiệp phải lựa chọn kiểu chứng thực sử dụng chứng thư số và đăng ký giao dịch tại Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. 

Bước 2: Thực hiện ký số đăng ký 

Nhập mã PIN Token bảo hiểm xã hội và nhấn “ Đăng nhập ” để ký và gửi thông tin chữ ký số BHXH doanh nghiệp lên cơ quan BHXH. 

Sau đó, màn hình xuất hiện cửa sổ thông báo “ Đăng ký tham gia vào giao dịch điện tử ” của BHXH thể hiện tiếp nhận thành công hồ sơ đăng ký và người kê khai sẽ nhận được thông báo kết quả tiếp nhận trong 1h bằng email đăng ký với BHXH. 

Bước 3: Kích hoạt tài khoản 

Sau 1h, Người đăng ký kê khai vào Email kiểm tra thư BHXH trả về cho đơn vị yêu cầu kích hoạt tài khoản và hoàn thành thủ tục đăng ký chữ ký số với bảo hiểm xã hội.

Cuối cùng, người đăng ký kê khai kiểm tra hòm thư điện tử để nhận mật khẩu và đăng nhập tài khoản. 

Cập nhật chữ ký số Bảo hiểm xã hội Viettel 5 năm

Bước 1: Đăng nhập hệ thống http://kekhai.baohiemxahoi.gov.vn

Nhập vào hệ thống MST đăng nhập và mật khẩu của bạn ⇒ Nhấp vào " Đăng nhập"

Bước 2: Chọn thay đổi thông tin

Bước 3: Nhấn vào thay đổi và nhấn OK để thay đổi giấy chứng nhận kỹ thuật số

Java sổ popup xuất hiện ⇒ Tích chọn " I accept the risk and want to run this aplication” ⇒ Nhấn Run

Tiếp tục chọn " Don’t Block " ⇒ “ Run ” 

Bước 4: Chọn chứng chỉ kỹ thuật số của sự thay đổi mới doanh nghiệp ⇒ Make up ⇒ Nhập mã PIN (mật khẩu USB Token) ⇒ Chấp nhận

Cập nhật thông tin giấy chứng nhận kỹ thuật số của chữ ký số bảo hiểm xã hội Viettel thành công.

>> Tìm hiểu thêm: Chữ ký số hóa đơn điện tử Viettel để biết thêm nhiều thông tin. 

Chữ ký số bảo hiểm xã hội tại giaiphapdoanhnghiepviettel.vn

Ngoài các cung cấp các thông tin về chữ ký số BHXH Viettel thì giaiphapthanhtoanviettel.vn còn hướng dẫn người dùng thực hiện các thủ tục kê khai điện tử và gửi lên hệ thống tiếp nhận hồ sơ BHXH Việt Nam. Các thủ tục gồm: 

• Thủ tục 600
• Thủ tục 600a.
• Thủ tục 600b 

Cách thực hiện ký số tờ khai sử dụng chữ ký số bảo hiểm xã hội: 

Bước 1: Đăng nhập tài khoản kê khai

Chọn “ Đăng nhập ” trong trang giao diện Hệ thống Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam ( gddt.baohiemxahoi.gov.vn)

Nhập Mật khẩu và đăng nhập tài khoản

Bước 2: Chọn Thủ tục kê khai điều chỉnh

Chọn Tab “ Danh sách thủ tục ” giao diện danh sách thủ tục hiển thị, người dùng bấm vào biểu tượng Kê khai để khai báo kỳ kê khai. 

Bước 3: Chọn Kỳ kê khai điều chỉnh

Người dùng chọn ngày kê khai theo định dạng mặc định tháng, năm kê khai hiện tại và nhập số lần kê khai (đợt kê khai) theo thứ tự 1 đến 99 

Chọn “ Xác nhận ” để vào màn hình kê khai và “ Đóng ” để trở về danh sách thủ tục hủy bỏ thao tác.

Bước 4: Chọn lao động

Tại giao diện Màn hình kê khai, Bấm “ Chọn lao động ” để hiển thị danh sách lao động, người kê khai tích chọn lao động theo danh sách hiển thị hoặc tìm kiếm lao động theo các điều kiện như Mã nhân viên, Họ và tên, Phòng ban,Trạng thái. 

Chọn phân loại lao động và nhấn “ Áp dụng ” để trở lại màn hình lập hồ sơ

Bước 5: Lập hồ sơ kê khai BHXH

Màn hình lập hồ sơ người dùng nhập các thông tin bắt buộc

Chọn “ Lưu ” để lưu tạm các dữ liệu vừa nhập, trạng thái của hồ sơ lúc này là “ Đã lưu tạm ” trên màn hình lịch sử kê khai

Chọn “ Kê khai ” để lưu và kiểm tra các dữ liệu bắt buộc để chuẩn bị gửi hồ sơ sang hệ thống tiếp nhận hồ sơ của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Hệ thống sẽ thông báo đối với các danh sách chưa được điền đủ và đúng dữ liệu. Trạng thái của hồ sơ là “Lưu” trên màn hình xem lịch sử kê khai.

Bước 6: Gửi hồ sơ

Hồ sơ đủ điều kiện để gửi Bảo hiểm Xã hội Việt Nam qua hệ thống tiếp nhận hồ sơ chỉ khi hồ sơ được lập ở trạng thái Lưu

Sau khi nhập đủ và đúng thông tin trên màn hình lập hồ sơ người dùng chọn Kê khai, màn hình Xác nhận nộp hồ sơ người dùng chọn các dữ liệu của đợt kê khai trước được giữ nguyên, để chuyển qua màn hình ký số

Bước 7: Ký số hồ sơ

Nhập mã PIN Token và nhấn “OK” để ký và gửi thông tin tờ khai doanh nghiệp lên cơ quan BHXH. 

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản ký gửi chữ ký số BHXH là người kê khai đã dễ dàng gửi tờ khai tăng/giảm BHXH cần thiết tới cơ quan bảo hiểm một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Nhằm giúp người dùng hiểu hơn về đăng ký chữ ký số bảo hiểm thì dưới đây Giải pháp doanh nghiệp Viettel sẽ liệt kê một số lỗi thường gặp khi quý khách hàng thực hiện đăng ký để có thể gọi lên tổng đài và tìm hướng giải quyết bao gồm: 

Lỗi 1: Lỗi Retrieving the COM class factory for component with CLSID {10ED9AE3-DA1A-461C-826A-CD9C850C58E2} failed due to the following error: 8007007e.

Lỗi 2: Lỗi nút ký hồ sơ bị disable hoặc bị ẩn, không ký được chữ ký số BHXH

Lỗi 3: Lỗi “Could not load file or assembly ‘office, Version=12.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c’ or one of its dependencies. The system cannot find the file specified. The system cannot find the file specified.” hoặc lỗi “Không tạo được file để xem”

Lỗi 4: Khi đăng ký không nhận chữ ký số

Lỗi 5: Lỗi file D02-TS đang mở.

Lỗi 6: Nút “Ký hồ sơ” bị mờ trên trang ký BHXH

>> Xem thêm: Chữ ký số đấu thầu Viettel nhanh chóng nhất tại đây. 

Như vậy, việc lựa chọn sử dụng chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân những lợi ích đáng kể trong công tác kê khai nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Trong môi trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, chữ ký số bảo hiểm xã hội Viettel - Viettel CA luôn giữ vững vị trí uy tín, chất lượng hàng đầu, được nhiều doanh nghiệp và cá nhân tin dùng nhất hiện nay. Với đa dạng hình thức chữ ký số: chữ ký số từ xa, chữ ký số USB Token,... Doanh nghiệp dễ dàng có thể ký số mọi giao dịch điện tử trong một thời gian ngắn nhất.

Nếu bạn có nhu cầu hoặc quan tâm đến chữ ký số Viettel - CA, xin vui lòng liên hệ đến hotline 0868681600 để được nhận tư vấn miễn phí nhé. Đội ngũ nhân viên Giải pháp doanh nghiệp Viettel luôn sẵn sàng phục vụ bạn.