Chữ ký điện tử là gì? Tìm hiểu tất tần tật về chữ ký điện tử

Không cần sử dụng các văn bản giấy tờ làm tốn nhiều chi phí in ấn, lưu trữ hay vận chuyển. Chữ ký điện tử đã ra đời giúp hỗ trợ doanh nghiệp nhiều trong các công tác hành chính đến kê khai thuế, bảo hiểm, hải quan,…. Và để làm rõ vấn đề dịch vụ chữ ký bằng điện tử có bắt buộc đối với doanh nghiệp hay không? Hãy cùng với Viettel tìm hiểu về khái niệm và giá trị pháp lý của chữ ký số.

Viettel hiện là một trong các đơn vị cung cấp dẫn đầu về số lượng chữ ký bằng điện tử cung cấp trên thị trường, và đứng đầu về số lượng chứng thư số công cộng đang hoạt động. Với công nghệ và uy tín trong lĩnh vực, chữ ký số Viettel vinh dự được cùng với 6 đơn vị khác Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép cung cấp chữ ký số từ xa. Với sự phát triển nhanh chóng của ngành dịch vụ chữ ký số, Viettel đang dần tỏ rõ lợi thế và tiến gần hơn với vị thế dẫn đầu thị trường.

Chữ ký điện tử - Dịch vụ giải pháp doanh nghiệp an toàn hiệu quả toàn quốc

• Khái niệm chữ ký điện tử?

Chữ ký điện tử là dạng chữ ký được tạo lập bằng phương tiện điện tử dưới nhiều dạng hiển thị như chữ, số, ký hiệu, âm thanh hay hình ảnh. Chữ ký này là dạng thông điệp dữ liệu có khả năng xác nhận sự chấp nhận của một người nào đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký kết. Ngoài ra chữ ký này còn được đảm bảo chấp nhận hợp pháp, hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật giao dịch điện tử 2005.

Loại hình chữ ký này được sử dụng đa dạng trong các giao dịch điện tử như giao dịch hợp đồng mua hàng online hay các văn bản điện tử khác. Từ thực tế cho thấy rằng, bất kể loại chữ ký nào dù là văn bản, hình ảnh, hay ký hiệu thì chữ ký đó cũng cần phải đảm bảo xác thực đầy đủ các chức năng đại diện, xác thực người ký và dữ liệu không bị thay đổi sau khi ký.

• Giá trị pháp lý khi ký chữ ký điện tử

Có thể thấy, hiện nay việc sử dụng chữ điện tử trong môi trường internet ngày càng đa dạng và nhanh chóng. Do đó, chữ ký số được coi là hợp pháp và đảm bảo đầy đủ các giá trị pháp lý khi đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

Căn cứ theo quy định tại điều 24 của Luật giao dịch điện tử 2005 về các giá trị pháp lý của chữ ký số được đảm bảo khi đáp ứng các điều kiện như sau:

1. Phương pháp tạo ra chữ ký bằng phương tiện điện tử cho phép xác thực (hoặc định danh) người ký và là đại diện cho sự chấp thuận các điều kiện, thỏa thuận hay các nội dung của văn bản/hợp đồng.
2. Phương pháp tạo ra chữ ký bằng phương tiện điện tử đảm bảo uy tín, phù hợp với hình thức của văn bản/hợp đồng và hợp luật, hợp lệ.
3. Đối với các trường hợp văn bản/hợp đồng cần có con dấu của người đại diện hay các cơ quan/tổ chức thì chữ ký tạo ra từ phương tiện điện tử hợp lệ hợp pháp khi chữ ký này được chứng thực và đảm bảo như sau:

• Dữ liệu tạo ra chữ ký này thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Dữ liệu chữ ký gắn liền với người ký.
• Sau thời điểm ký, chữ ký không thể thay đổi và nội dung thông điệp văn bản/hợp đồng thay đổi có thể bị phát hiện.

Như vậy, chữ ký điện tử được đảm bảo đầy đủ các tính pháp lý và được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử bằng văn bản/hợp đồng. Đây là loại hình chữ ký thích hợp đáp ứng đầy nhu cầu phát triển của xã hội và mô hình chuyển đổi số toàn cầu hiện nay.

• Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử

Khi các doanh nghiệp thực hiện áp dụng chữ ký này sẽ giúp quá trình thực hiện các thủ tục văn bản/hợp đồng được tối ưu hóa nhanh chóng hơn nữa, với loại hình chữ ký này sẽ mang lại cho người sử dụng nhiều lợi ích thiết thực như sau:

• Tiết kiệm thời gian hiệu quả: đơn vị sử dụng chữ ký điện tử sẽ nhanh chóng thực hiện ký kết các văn bản/hợp đồng qua hệ thống mạng internet trực tuyến hiệu quả mà không cần tốn nhiều thời gian cho việc di chuyển qua lại hay chờ đợi chuyển phát nhanh hồ sơ.
• Tiết kiệm chi phí: với việc ký kết hồ sơ, hợp đồng trực tuyến qua internet giúp cho đơn vị kinh doanh của bạn dễ dàng tiết kiệm được chi phí cho việc di chuyển, bảo quản hồ sơ, chi phí trả công nhân sự hay chi phí chuyển phát nhanh.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật danh tính: với hệ thống xác thực và mã hóa thông tin chữ ký tạo bằng phương tiện điện tử sẽ được bảo mật, an toàn hơn so với chữ ký tay và hạn chế giả mạo khi làm chữ ký điện tử.
• Phù hợp với đa dạng cách thức hoạt động: Đơn vị sử dụng dễ dàng thực hiện ký kết ở bất cứ đâu bằng thiết bị điện tử.
• Rút gọn quy trình chứng nhận giấy tờ nhanh chóng: thực hiện ký hồ sơ điện tử sau đó chuyển tiếp đến cho khách hàng bằng hệ thống mạng internet nhanh chóng, Với loại hình chữ ký này, đơn vị dễ dàng thực hiện kê khai thuế nhanh chóng mà không cần phải in ấn hay chờ đợi phê duyệt để thực hiện in ấn những loại giấy tờ liên quan khác.

>> Tham khảo thêm: Cục chứng thư số uy tín nhất hiện nay.

Các loại chữ ký điện tử dành cho từng đối tượng

Hiện nay có các loại chữ ký điện tử thông dụng và sử dụng trong nhiều giao dịch bao gồm có 4 dạng: chữ ký số Smart Card, chữ ký số USB Token, chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa. 

Chữ ký số

Chữ ký số là 1 dạng chữ ký điện tử được hình thành bằng sự chuyển đổi dữ liệu thông tin mật mã không tương ứng bằng khóa công khai và khóa bí mật của người ký. Đây là chữ ký có tính pháp lý cao nhất trong các loại chữ ký tạo bằng phương tiện điện tử.

Chữ ký số hiện có trên thị trường thì có 4 loại bao gồm: USB-token, chữ ký số HSM, Chữ ký số từ xa, chữ ký số Smartcard.

Từ phía Viettel, chúng tôi khuyên bạn nên mua chữ ký điện tử của 2 trong số các loại chữ ký số trên là loại chữ ký là chữ ký số USB-Token và chữ ký số từ xa, vì cả 2 loại này đều có thể sử dụng cho tất cả các loại dịch vụ được nêu trên, từ hóa đơn, kê khai thuế hay đến ký hợp đồng điện tử. Sau đây là phân tích ưu nhược điểm của cả 2 loại chữ ký số này.

Chữ ký số USB-Token

Đây là loại chữ ký số truyền thống và đang được sử dụng nhiều nhất trên thị trường, dùng để xác nhận thông tin doanh nghiệp trên các văn bản tài liệu số được thực hiện ký. Cách sử dụng chữ ký số USB Token thì vô cùng đơn giản. 

Người dùng chỉ cần kết nối USB Token với máy tính, sau đó chạy cài đặt token lên, đối với mỗi yêu cầu sử dụng cần cài đặt các phần mềm cần thiết và thực hiện ký số trên các văn bản điện tử. Yên tâm là tính an toàn và bảo mật thông tin của USB Token sẽ luôn được đảm bảo và tiết kiệm được nhiều chi phí so với khi sử dụng chữ ký trên các văn bản giấy.

Sau đây là một số ưu và nhược điểm để quý khách hàng có thể hiểu hơn về chữ ký số USB Token và lựa chọn loại chữ ký cho doanh nghiệp mình sử dụng: 

Ưu điểm:

• Chi phí không quá cao
• Có thể thực hiện ký số một số văn bản mà không cần sử dụng Internet

Nhược điểm:

• Phụ thuộc nhiều vào USB-Token nên quá trình ký số yêu cầu sự kết nối của USB Token và máy tính
• Chữ ký số USB Token nằm trong thiết bị vật lý là USB nên cũng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng cho nhiều người trên cùng 1 Token.

>> Tham khảo thêm: Chữ ký số token được ưa chuộng nhiều nhất hiện nay.

Chữ ký số từ xa

Với sự khác biệt nhất là sử dụng công nghệ đám mây để ý số mà không cần thiết bị vật lý hỗ trợ như USB hay sim và còn thực hiện ký với tốc độ nhanh và nhiều hơn mà vẫn an toàn và tính pháp lý. Doanh nghiệp có thể thực hiện ký trên máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng thay vì chỉ có thể thao tác trên máy tính như hiện nay.

Ưu điểm: Nhanh và tiện lợi hơn, có thể ký bất kỳ đâu, miễn là máy tính có kết nối với Internet, có thể ký trên mọi nền tảng như điện thoại, máy tính bảng, máy vi tính. Có thể cho nhiều người có thể tham gia ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc. Có tốc độ xử lý chứng từ nhanh chóng hơn và hạn chế lỗi từ thiết bị cứng.

Nhược điểm: Chi phí cao, yêu cầu người dùng phải kết nối Internet để có thể sử dụng. Rủi ro bảo mật trong trường hợp thông tin đăng nhập tài khoản ký số bị lộ ra ngoài.

Chữ ký Scan (chữ ký quét)

Đây là dạng chữ ký gián tiếp từ chữ ký tay của người ký. Tức là, sau khi người ký thực hiện ký tay bằng mực ướt trên bản cứng hợp đồng được in ra từ tệp dữ liệu của người ký. Sau đó, hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng văn bản điện tử bằng máy scan (máy quét) và bản sao của hợp đồng đã được ký sẽ gửi qua email của đối tác giao kết hợp đồng.

Chữ ký ảnh

Người ký sẽ thực hiện chèn ảnh chữ ký của mình vào mục dữ liệu tương ứng trên hợp động điện tử. Sau đó, người ký thực hiện gửi email hợp đồng đã ký qua email của đối tác.

Chữ ký dạng hộp kiểm, hộp xác nhận: Đây là dạng chữ ký xác nhận bằng một cú nhấp chuột trên màn hình, hoặc chữ ký tay được viết trên máy tính bảng bằng ngón tay, bút stylus. Hộp kiểm “Tôi chấp nhận/ Tôi đồng ý”.

• Vì sao sử dụng chữ ký số là bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động?

Vấn đề doanh nghiệp có bị bắt buộc sử dụng chữ ký số không? Câu trả lời chắc chắn là có vì 2 yếu tố quan trọng sau:

Kê khai và nộp thuế: Từ tháng 11/2019, tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kê khai thuế qua mạng tại trang web thuedientu.gov.gdt.vn. Mà để có thể đăng nhập và thực hiện kê khai, ký số hồ sơ, file xml các văn bản kê khai, nộp thuế thì doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số để đăng ký tài khoản, xác nhận chữ ký đăng ký với thuế và ký các file bằng chính chữ ký đó

Triển khai hóa đơn điện tử: Kể từ 01/07/2022 với việc chính thức áp dụng Thông tư 78/2021/TT-BTC và xác nhận của Nghị Định 123/2020/NĐ-CP tất cả các doanh nghiệp sẽ chuyển đổi hình thức xuất hóa đơn từ giấy sang điện tử và phải có mã CQT trong hóa đơn, chính vì phải chuyển sang hóa đơn điện tử nên mỗi doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số điện tử để thực hiện ký hóa đơn. 

Hợp đồng điện tử: Để thay cho hợp đồng giấy như trước. Phương pháp hợp đồng điện tử là biện pháp cực kỳ thuận lợi dễ dàng ký số lưu trữ và xác nhận giữa các bên khi thực hiện ký kết các văn bản hay hợp đồng. 

Lý do chữ ký điện tử Viettel được nhiều người dùng ưa chuộng

Chữ ký điện tử Viettel hay còn gọi là chứng thư số Viettel (Viết tắt - Viettel-CA) là dịch vụ giải pháp hiện đại an toàn và bảo mật, lưu trữ toàn bộ thông tin đã được xử lý mã hóa và đảm bảo đầy đủ thông tin doanh nghiệp đăng ký, Được cung cấp bởi Tập Đoàn Công Nghiệp – Viễn Thông Quân Đội, Viettel-Ca Token được dùng để thay thế cho chữ ký tay của doanh nghiệp thường được ký trên các văn bản hoặc tài liệu số thông qua internet.

Viettel là đơn vị cung cấp đa dạng các dịch vụ giải pháp, phần mềm doanh nghiệp. Với hệ thống sinh thái đa dạng, dịch vụ chứng thực chữ ký số Viettel tự hào là thương hiệu chữ ký số uy tín và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tin dùng. Sau đây là một vài lý do Viettel là nhà cung cấp được nhiều người ưa chuộng:

- Thương hiệu uy tín: Viettel từ lâu đã là 1 đơn vị có tiếng và uy tín trong các lĩnh vực khác nhau và cũng nhờ đó là nền tảng để khách hàng có thể tin dùng lựa chọn Viettel.

- Tự hào là đơn vị cung cấp Chứng thực Chữ ký số hàng đầu Việt Nam: Tham gia thị trường từ ngày đầu tiên chữ ký số được triển khai ở Việt Nam, với nhiều kinh nghiệm và dịch vụ chăm sóc tốt cho từng khách hàng, tự hào là đơn vị cung cấp chữ ký số điện tử công cộng đứng đầu Việt Nam.

- Hệ sinh thái các sản phẩm dịch vụ đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.

- Hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc tại 63 Tỉnh/TP.

Ưu điểm vượt trội của dịch vụ chứng thư số Viettel.

- Với phương thức ký số SmartCard và chữ ký số từ xa, Viettel-Ca có thể ký trên mọi thiết bị di động.

- Hỗ trợ kỹ thuật chữ ký số Viettel với mạng lưới hỗ trợ và chăm sóc khách hàng sau bán vô cùng tốt, với tổng đài CSKH 18008000 nhánh 1 hoạt động 24/7, với mỗi khách hàng đăng ký đều sẽ được kết nối đến group Zalo và hỗ trợ xuyên suốt trong quá trình sử dụng.

- Quy trình đăng ký, thanh toán và nhận được chứng thư số vô cùng nhanh, trong vòng 24h khi khách hàng tại khu vực TP. Hồ Chí Minh và 2-3 ngày đối với các tỉnh còn lại trên toàn quốc.

- Hỗ trợ kết nối với nhiều phần mềm nghiệp vụ: Tích hợp vào nhiều dịch vụ, giao dịch điện tử: Kê khai thuế điện tử, Hải quan điện tử, Hóa đơn điện tử, BHXH điện tử.

Chính sách báo giá dịch vụ chữ ký số Viettel mới nhất tháng 04/2023, Khách hàng khi thực hiện mua mới lần đầu hoặc gia hạn Chữ ký số Viettel sẽ được hỗ trợ: Đăng ký tài khoản thuedientu, cập nhật chữ ký số lên trang thuedientu, BHXH, Hải quan, Hóa đơn điện tử, Hướng dẫn ký số trên các văn bản tài liệu số trên các phần mềm Adobe Reader, Acrobat Reader DC, Foxit Reader.

Chữ ký điện tử Viettel - Bảng giá rẻ, an toàn, bảo mật và uy tín

Khi khách hàng đăng ký dịch vụ của chữ ký điện tử Viettel sẽ được nhân viên của Viettel trực tiếp hướng dẫn bằng hình thức online thông qua UltraView hoặc TeamView khi khách hàng đăng ký mua mới hoặc tiếp tục gia hạn chữ ký số Viettel:

• Hỗ trợ kê khai thuế trực tuyến
• Hỗ trợ kê khai trên các phần mềm khai hải quan, khai bảo hiểm xã hội
• Hỗ trợ thực hiện các giao dịch ngân hàng, thương mại điện tử hay chứng khoán điện tử
• Hỗ trợ ký kết các hợp đồng, văn bản điện tử 

Dưới đây là bảng giá chữ ký điện tử Viettel mà quý khách hàng có thể tham khảo và lựa chọn mua gói phù hợp với doanh nghiệp mình nhất: 

Đăng ký chữ ký số USB-Token Viettel cho Doanh nghiệp.

Chữ ký số USB-Token Viettel cho Cá nhân.

Chữ ký số HSM ký trên Hóa đơn điện tử Viettel.

Đối với trường hợp chữ ký số từ xa và chữ ký số trên Sim SmartCard, khách hàng vui lòng liên hệ qua số hotline để nhận được hỗ trợ chính xác và nhanh chóng nhất.

Dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử công cộng theo quy định pháp luật

Chứng thực chữ ký điện tử được định nghĩa là việc xác nhận các cơ quan, tổ chức và cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số (theo Điều 4, khoản 2 của Luật giao dịch điện tử của Việt Nam (2005). Theo đó thì cơ quan chứng thực chữ ký số là nơi cấp phát chứng thư điện tử nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức hay cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. Do đó công dụng của chữ ký điện tử được xác định là dùng để xác nhận người thực hiện ký dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung dữ liệu đã được ký trước đó. 

Căn cứ tại Điều 28 của bộ Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về các hoạt động dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử bao gồm: 

• Cấp, gia hạn, tạm đình chỉ, phục hồi, thu hồi chứng thư điện tử.
• Cung cấp thông tin cần thiết để giúp chứng thực chữ ký số của người ký thông điệp dữ liệu.
• Cung cấp các dịch vụ khác liên quan đến chữ ký số và chứng thực điện tử theo quy định của pháp luật.

Nội dung cơ bản cần đảm bảo khi chứng thực chữ ký số bao gồm: 

• Thông tin của đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực ký điện tử
• Thông tin về cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư điện tử
• Số hiệu của chứng thư điện tử
• Thời hạn bắt đầu có hiệu lực của chứng thư điện tử 
• Khóa công khai của thuê bao
• Chữ ký số của đơn vị, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư điện tử
• Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Thuật toán
• Các thông tin cần thiết khác theo quy định của Bộ thông tin và truyền thông 

Ngày nay, công nghệ số ra đời và phát triển vượt bậc giúp việc truyền, nhận thông tin qua mạng Internet được diễn ra nhanh chóng, thu hẹp khoảng cách người với người khi thu nhận dữ liệu. Do đó mà công dụng của chứng thư điện tử đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quá trình xử lý hay sử dụng chứng thực điện tử và chữ ký số. Đây được đánh giá là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất trong quá trình sử dụng các dịch vụ về chữ ký số trong môi trường điện tử. 

Sau đây là một số vai trò của dịch vụ chứng thực chữ ký số mà quý khách hàng có thể tham khảo và có cái nhìn tổng quát hơn về dịch vụ của chúng tôi: 

• Xác nhận và chứng thực danh tính của người hay thực thể tham gia thông qua môi trường Internet. 
• Được xem như là CMND/CCCD để nhận diện người sử dụng. Chỉ khác ở chỗ là CMND/CCCD được làm bằng giấy còn đối với chứng thực thì sẽ được sử dụng trên môi trường điện tử. 
• Bảo mật thông tin, xác thực nguồn gốc xuất xứ và tính toàn vẹn của thông tin. 
• Được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau: ký vào các văn bản, tài liệu điện tử( trong cả lĩnh vực thương mại và phi thương mại), quá trình gửi nhận thư điện tử được đảm bảo, trong bảo vệ mạng không dây WLAN, các dịch vụ xác thực web, xác thực phần mềm,...
• Quá tình giao dịch điện tử được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và chính xác. 

Ứng dụng chữ ký điện tử trong thời đại hiện nay

Hiện tại phạm vi ứng dụng của chữ ký điện tử rất rộng và được ứng dụng trên nhiều lĩnh vực khác nhau bao gồm: ký số trong thư điện tử, quân sự quốc phòng, thương mại quốc phòng,... Mặc dù được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính chống thoái thoát vẫn luôn được đảm bảo nên quý khách hàng có thể yên tâm sử dụng. 

Đầu tiên phải kể đến là ứng dụng chữ ký điện tử khi được Bộ Tài chính áp dụng chữ ký số để thực hiện kê khai, nộp thuế trực tuyến bằng hình thức qua mạng Internet và các thủ tục liên quan đến khai báo hải quan. Ngoài ra các giao dịch mua bán hàng trực tuyến được diễn ra rộng rãi, đầu tư chứng khoán trực tuyến hay chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến. 

Trong lĩnh vực quân sự quốc phòng thì chữ ký này cũng được áp dụng ở nhiều cơ quan và đơn vị khi đã tích hợp với cục cơ yếu nhằm tổ chức các hoạt động chuyên ngành với các ứng dụng tiêu biểu như phần mềm quản lý hồ sơ và tài liệu của Bộ quốc phòng, tổ chức hệ thống phòng họp không giấy tờ, hệ thống biên phòng điện tử,...

Trong lĩnh vực thương mại điện tử, chữ ký này cũng có nhiều đóng góp lớn cho ngành. Các tổ chức, doanh nghiệp dùng chữ ký số để xác thực danh tính của những người tham gia giao dịch, xác thực tính an toàn của giao dịch qua mạng internet. Tính nguyên vẹn của hợp đồng và trong ứng dụng xác thực internet banking, xác thực các giao dịch diễn ra trên sàn chứng khoán và ứng dụng các hoạt động mua bán đấu thầu qua mạng. 

Trên đây là tất cả các thông tin cần thiết cho doanh nghiệp khi tìm hiểu về chữ ký điện tử bao gồm khái niệm, ứng dụng, các loại chữ ký số và các thông tin cần thiết khi quý khách hàng cần mua chữ ký số trên thị trường. Nếu quý khách hàng còn thắc mắc, muốn được tư vấn hay hướng dẫn thêm có thể liên hệ trực tiếp đến website: / hoặc qua số zalo của nhân viên kinh doanh Viettel: 08 6868 1600 để được hướng dẫn miễn phí nhé!