Chứng thư số là gì? Những quy định và điều cần lưu ý khi sử dụng

Chứng thư số là một thuật ngữ thường được nhắc đến khi nói về chữ ký số. Đây được xem là công cụ hỗ trợ tối đa cho người dùng trong việc xác định danh tính cũng như toàn vẹn thông tin và giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử.

Vậy những điều cần biết khi sử dụng tuân thủ theo quy định của pháp luật như thế nào? Và cách thức sử dụng ra sao? Bài viết dưới đây của Viettel sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hiểu hơn về chúng.

Chứng thư số là gì? Cục chứng thư số và những điều cần biết khi sử dụng

Theo Khoản 7, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 nêu định nghĩa như sau:

“Chứng thư số - (tiếng anh: Digital Certificate) là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng”.

Hiểu một cách đơn giản thì đây là một dạng của chứng thư điện tử được tạo ra nhằm xác minh danh tính, tính hợp lệ , hợp pháp của chữ ký số của một cá nhân hay tổ chức thông qua 2 cặp khóa: khóa bí mật và khóa công khai.

Trong doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân thì đây là công cụ đóng vai trò quan trọng như là chứng minh thư, chữ ký tay hay con dấu của người đại diện, theo đó mỗi doanh nghiệp đều phải có số chứng thư riêng biệt và không trùng lặp với nhau.

Để đảm bảo đơn vị được cấp chứng thư số này hợp lệ cần phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau: 

• Tên thuê bao: đây là tên chủ thể sở hữu 
• Số seri (số hiệu)
• Thời hạn hiệu lực
• Tên của đơn vị, tổ chức chứng thực chữ ký số
• Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số 
• Mục đích và hạn chế phạm vi sử dụng
• Trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Thuật toán mật mã
• Các thông tin cần thiết khác căn cứ theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

Khi các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân được cấp loại chứng thư điện tử do cục chứng thư số thì phải có đầy đủ giấy chứng nhận đảm bảo điều kiện an toàn sử dụng như các chữ ký số chuyên dụng khác và tuân thủ đầy đủ các quy định theo đúng quy chế mà Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã đề ra trước đó.

Dưới đây để giúp quý khách hàng hiểu hơn về loại hình chứng thư điện tử này thì chúng tôi sẽ hướng dẫn quý khách cách mua chứng thư số, sử dụng và giới thiệu đến quý khách hàng về phần mềm chứng thư số nhằm giúp khách hàng có thể linh động hơn trong quá trình tìm kiếm và mua sản phẩm, dịch vụ.

>> Tham khảo thêm: Phương pháp ký điện tử hợp pháp uy tín nhất hiện nay.

Chứng thư số và chữ ký số khác biệt nhau như thế nào?

Nhiều đơn vị, người dùng còn thiếu hiểu biết về chữ ký số và chứng thư số (CTS) hoặc hay có sự nhầm lẫn nhau giữa hai khái niệm này. Do đó, dưới đây là so sánh sự khác biệt giữa hai loại hình trên.

So sánh chứng thư số và chữ ký số có gì khác biệt

1. Mối liên hệ

Nếu như CTS là cơ sở để xác nhận việc ký số đã thực hiện đúng hay không thì chữ ký số đóng vai trò xác nhận thông tin văn bản hoặc cam kết của các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân. Do đó, mối liên hệ giữa chứng thư số và chữ ký số được xem là mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau.

Nói một cách dễ hiểu hơn, loại hình chứng thư điện tử này sẽ chứa khóa công khai (Public key) và chữ ký số sẽ chứa khóa bí mật (Private key), hai cái này sẽ kết hợp lại với nhau và tạo thành một cặp khóa. Người dùng có thể sử dụng cặp khóa này để thực hiện ký số.

Ngoài ra, chữ ký số chỉ được xem là an toàn khi chữ ký được tạo ra trong thời gian chứng thực số có hiệu lực và có thể sử dụng khóa công khai để kiểm tra.

1. Đặc điểm khác nhau

Dưới đây là một số tiêu chí mà chúng tôi đã chọn lọc và phân tích để quý khách có thể dễ dàng quan sát để nhận biết được sự khác biệt giữa 2 hình thức trên:

Đăng ký chứng thư số với các thông tin cơ bản

Đối với những doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức muốn đăng ký chứng thư số với cơ quan thuế cần thực hiện theo các bước được hướng dẫn sau đây:

• Đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ để đăng ký bao gồm:
• Đơn đăng ký được cấp theo mẫu của tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo quy định của pháp luật;
• Bản sao hợp lệ quyết định thành lập của doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận có giá trị tương đương khác;
• Văn bản ủy quyền cho người thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục nếu người thay mặt không phải là người đại diện theo quy định pháp luật của doanh nghiệp;

Theo đó, để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp phải có một cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Cặp khóa này có thể tự tạo hoặc doanh nghiệp có thể gửi văn bản yêu cầu cho tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng tạo cặp khóa cho mình.

• Sau khi doanh nghiệp nộp đơn đăng ký loại hình dịch vụ này , doanh nghiệp sẽ được tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực số xác minh các thông tin mà doanh nghiệp cung cấp là chính xác:
• Đảm bảo thông tin trong hồ sơ của doanh nghiệp trong đơn đề nghị cấp phép của thuê bao là chính xác;
• Khóa công khai và cùng cặp với khóa bí mật được cấp sẽ là duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ đơn vị, tổ chức cùng đăng ký, sử dụng nào.
• Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký và được xác nhận đầy đủ thông tin thì chậm nhất là 24 giờ thì tổ chức, đơn vị chứng thực số sẽ được cấp tức là cấp phép sử dụng chữ ký số đã chứng thực.

Chứng thư số cá nhân được sử dụng trong trường hợp nào?

Chứng thư số cá nhân là loại hình chứng thư điện tử được cấp cho các cá nhân độc lập, dùng để xác thực danh tính của chủ thể là các cá nhân trên môi trường điện tử và có giá trị tương đương như chứng minh thư/căn cước công dân của mỗi cá nhân khi thực hiện giao dịch hay chữ ký tay của các cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó số chứng thư số của cá nhân còn được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ về các giao dịch trong nội bộ công ty, doanh nghiệp hoặc đại diện công ty, doanh nghiệp nhằm thực hiện các giao dịch bên ngoài. Cụ thể:

Dùng để đăng ký tạo chữ số cá nhân, thực hiện các nghiệp vụ như: 

• Xác thực và ký số các văn bản, tài liệu điện tử như là các hợp đồng, hóa đơn, thỏa thuận,...
• Kê khai, quyết toán Thuế thu nhập cá nhân
• Tham gia và thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử: Ngân hàng, tín dụng, mail, ký điện tử, giao dịch trên các sàn chứng khoán điện tưt, internet banking,…

Dùng để thực hiện các nghiệp vụ hay giao dịch trong nội bộ doanh nghiệp hoặc các đại diện doanh nghiệp thực hiện giao dịch với các đơn vị ủy quyền: Đăng nhập hệ thống bảo mật nội bộ, ký xác nhận email, ký xác nhận các văn bản điện tử,...

Dùng để thực hiện các giao dịch được doanh nghiệp/tổ chức ủy quyền: Ký kết các hợp đồng, văn bản điện tử; mua bán trực tuyến; thanh toán thương mại điện tử;...

Dịch vụ chứng thư số Viettel - CA chi tiết nhất

Chứng thư số Viettel là dịch vụ được các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân sử dụng hầu hết trên các giao dịch điện tử nhằm mục đích xác nhận danh tính của người thực hiện ký số, đảm bảo được tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của các giao dịch điện tử. Nhờ vậy mà ứng dụng này giúp việc thực hiện các giao dịch điện tử từ xa trở nên nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng thực hiện hơn bao giờ hết. Ngoài ra tính bảo mật dữ liệu cũng được bảo đảm.

Khách hàng khi đăng ký sử dụng và cài đặt chứng thư số Viettel sẽ được trải nghiệm đầy đủ các tính năng của dịch vụ bao gồm: xác thực và cấp phát chứng thư điện tử; gia hạn, thay đổi, tạm dừng, phục hồi, thu hồi chứng thư; kiểm tra trạng thái chứng thư trực tuyến.

>> Tham khảo thêm: Chữ ký số công cộng được ưa chuộng nhất trên thị trường.

Để biết thêm các thông tin các sản phẩm liên quan đến dịch vụ này quý khách vui lòng liên hệ:

• Tổng đài hỗ trợ khách hàng của Viettel: 1800 8000 Nhánh 1 
• Qua đầu số liên lạc (zalo) của nhân viên Viettel: 08 6868 1600 để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết.
• Hướng dẫn cách sử dụng

1. Cài đặt CTS

Bước 1: Tải CTS theo đường dẫn dưới đây: 

• http://viettel-ca.vn/download/soft/viettelca_2019.rar

Bước 2: Mở file => Certificates

Bước 3: Nhấn vào Viettel-CA

Bước 4: Nhấn vào Install Certificate

Bước 5: Nhấn Next => Chọn Place all certificates in the following store => Browse.. => Intermediate Certification Authorities.

Bước 6: Chọn Next >> Finish >> Thông báo thành công

Bước 7: Kiểm tra đã thành công chưa (Không bắt buộc phải thực hiện)

Nhấn Windows + R. Gõ certmgr.msc => OK

Bước 8: Chọn Certificates >> Intermediate Certification Authorities >> Certificates có thông tin CTS Viettel-CA mới thời hạn 2024.

1. Cập nhật chứng thư số Viettel

2.1 Chức năng tra cứu CTS

Bước 1: Để thực hiện Tra cứu CTS, người dùng nhấn nút [Tiếp tục] tại Bước cập nhật thông tin.

Bước 2. Sau đó hệ thống sẽ xuất hiện màn hình tra cứu CTS của Viettel.

Bước 2: Trên màn hình tìm kiếm, người dùng nhập điều kiện tìm kiếm gồm một hoặc hai tiêu chí để thực hiện:

• Chi nhánh doanh nghiệp
• Loại chứng thư số

Bước 3: Nhấn vào nút Tìm kiếm

• Hệ thống sẽ thực hiện tìm kiếm và trả kết quả (nếu có)
• Trường hợp không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị “Không tìm thấy bản ghi nào”

2.2 Chức năng Xem CTS

Bước 1: Người dùng phải thực hiện tìm kiếm ở bước trên thì mới xem được

Bước 2: Người dùng nhấn vào icon của dòng tương ứng với chứng thư số cần xem. Thông tin cts sẽ xuất hiện trên màn hình như sau: 

Bước 3: Người dùng nhấn vào nút [x] hoặc nhấn Đóng nếu như người dùng đã xem xong. 

2.3 Chức năng thêm mới thông tin (USB Token)

Bước 1: Người dùng nhấn Thêm mới, màn hình hiển thị như sau:

Bước 2: Người dùng chọn tải file *.cer hoặc *.cent lên hệ thống

Bước 3: Hoặc chọn tải USB Token: kết nối với ứng dụng Slnvoice - tool để chọn chứng thư số. Lưu ý: người dùng phải mở ứng dụng Slnvoice - tool thì mới kết nối được.

Ứng dụng Slnvoice - tool được tải từ trang: 

Hướng dẫn cách sử dụng tool Slnvoice - tool:

Bước 1: Bật tool Slnvoice

Bước 2: Vào Đăng nhập, nhập mật khẩu của mã pin

Bước 3: Chọn tên Công ty

Bước 4: Nhấn chuột phải

Bước 5: Nhấn chọn CTS, nó sẽ được lưu tại máy người dùng, sau đó admin doanh nghiệp tự add file *.cer lên hệ thống hóa đơn điện tử tại giao diện: Khởi tạo thông tin doanh nghiệp/Thêm mới CTS.

Như vậy, chứng thư số đóng vai trò vô cùng quan trọng là một trong những phần quan trọng giúp người dùng xác định tính pháp lý của cá nhân và tổ chức tham gia vào giao dịch trên các nền tảng công nghệ số và mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho các cá nhân hay doanh nghiệp. 

Với sứ mệnh và mục tiêu luôn lấy khách hàng là đích đến hiện Viettel đã trở thành lựa chọn tốt nhất của nhiều doanh nghiệp khi sử dụng. Để biết thêm nhiều sản phẩm và tư vấn được nhiều thông tin khác, quý khách có thể liên hệ đến hotline: 1800 8000 (nhánh 1) hoặc liên hệ trực tiếp cho nhân viên kinh doanh qua số điện thoại (zalo): 08 6868 1600 để được tư vấn và hướng dẫn chi tiết nhất nhé!