Chữ ký điện tử cá nhân là gì? Cách tạo và đăng ký để sử dụng

Trong thời gian hiện nay, chữ ký điện tử cá nhân ngày càng được sử dụng rộng rãi và được nhiều người sử dụng để thực hiện ký kết các văn bản, tài liệu điện tử. Vậy làm thế nào để có thể tạo ra chữ ký điện tử cá nhân nhanh chóng, tiện lợi trong từng trường hợp cụ thể? Dưới đây, bài sẽ hướng dẫn cụ thể cho các bạn đọc về cách tạo cũng như là đăng ký nhanh chóng, tiện ích hơn để người dùng có thể dễ dàng sử dụng.

Cách tạo chữ ký điện tử cá nhân

Đối với chữ ký điện tử cá nhân, việc tạo và sử dụng nhanh chóng tiện lợi là ưu điểm của loại chữ ký này và có thể sử dụng rất nhiều cách thức nhằm tạo ra chữ ký điện tử dành cho cá nhân.

Phương pháp tạo chữ ký điện tử cá nhân được thực hiện Online và dựa trên website sẵn có, thông qua các trang website hỗ trợ bạn có thể tạo chữ ký điện tử một cách nhanh chóng. 

Dưới đây là 4 cách tạo chữ ký điện tử cá nhân online đơn giản, chính xác và nhanh chóng dựa trên 4 phần mềm sẵn có khác nhau được nhiều người tin tưởng, lựa chọn và sử dụng nhất hiện nay: 

Tạo chữ ký điện tử với Wikici.com

• Bước 1: Truy cập vào link: https://wikici.com/tao-chu-ky-online. (Ưu tiên sử dụng Chrome để đạt kết quả tốt nhất).
• Bước 2: Sau khi truy cập vào trang, bạn sẽ thấy một khung trắng, thực hiện ký vào khung trắng đó và chọn màu mực. Sau khi hoàn thành chữ ký, thực hiện nhấn lưu lại.
• Bước 3: Khi màn hình hiển thị “Chữ ký tay của bạn” bạn nhấn vào “Tải về máy” , như thế là hoàn thành chữ ký điện tử bạn vừa tạo.
• Bước 4: Sau khi hoàn thành chữ ký điện tử, khi nào cần sử dụng bạn chỉ cần copy file mẫu chữ ký rồi mở văn bản cần ký, sau đó bạn dán vào là được. Lưu ý để có thể căn chỉnh chữ ký cho đẹp nhất thì bạn nhấn chuột phải lên chữ ký và chọn Wrap Text > Square . 

Hoàn tất, như vậy là bạn đã thực hiện hoàn tất từ thao tác tạo đến thao tác sử dụng chữ ký điện tử của cá nhân.

Tạo chữ ký điện tử trên Word

Với công cụ từ Word, bạn cũng có thể tạo lập chữ ký điện tử dành cho cá nhân một cách dễ dàng như sau: 

• Bước 1: Bạn chọn “ Insert” trên thanh công cụ. Rồi chọn “ Signature Line” .
• Bước 2: Nhấn “ Signature Setup” , ở đây bạn điền các mục thông tin cần thiết là: tên người ký, chức vụ, địa chỉ email, rồi nhấn “ OK” . 
• Bước 3: Sau khi nhấn “ OK”, màn hình sẽ hiển thị kết quả mẫu chữ ký điện tử của bạn ngay lập tức như sau:

Tạo chữ ký điện tử trên file Excel

Ngoài cách tạo online và Word, tạo lập chữ ký điện tử cá nhân bằng Excel cũng là một cách được nhiều người lựa chọn để thực hiện ký điện tử khi cần thiết. Cách thực hiện như sau: 

• Bước 1: Bạn mở file Excel muốn tạo chữ ký. Đưa con trỏ đến vị trí muốn thực hiện ký. Bạn chọn “ Insert” trên thanh công cụ, chọn mục “ Text” tại thẻ này.
• Bước 2: Tiếp tục, bạn bấm “ Signature Line” và chọn “ Microsoft Office Signature Line” .
• Bước 3: Khi màn hình hiển thị Signature Setup, bạn thực hiện điền các thông tin cho chữ ký của mình gồm:
  • Suggested signer: Tên người cần ký.
  • Suggested signer’s title: Chức danh/chức vụ.
  • Suggested signer’s e-mail address: Địa chỉ email.
  • Allow the signer to add comment in the Sign dialog: Bạn tích chọn nếu muốn thêm nhận xét vào chữ ký.

Show sign date in signature line: Tích chọn để hiển thị cả ngày ký trên văn bản. Cuối cùng, khi điền đầy đủ thông tin, bạn nhấn “OK” . 

• Bước 4: Sau khi thực hiện ký điện tử thành công, trên file Excel tại vị trí cần ký sẽ hiển thị chữ ký và thời gian ký điện tử.

Tạo chữ ký điện tử với Smallpdf.com

Bước 1: Truy cập vào đường link sau đây: https://smallpdf.com/vi/sign-pdf  

Bước 2: Nhấn chọn vào nút: “ Chọn tệp”, chọn đến thư mục chứa các văn bản và tài liệu mà người dùng cần thực hiện ký và nhấn chọn “ Open”. Sau đó, màn hình sẽ hiển thị tài liệu mà bạn tải lên. 

Bước 3: Ở thanh menu bên phía tay phải, nhấn chọn “ Chữ ký của bạn”, lúc này hộp chữ ký sẽ mở lên. Bạn có thể thực hiện ký tay, nhập tên hoặc tải lên hình ảnh chữ ký của bạn tùy theo chữ ký mà bạn mong muốn. Sau khi ký xong, bạn có thể chọn “ Tạo chữ ký”. Chờ khoảng vài giây để Smallpdf tạo chữ ký điện tử cho bạn. Lúc này chữ ký sau khi được tạo sẽ xuất hiện bên tay phải của màn hình hiển thị. 

Bước 4: Bấm vào chữ ký số vừa tạo, sau đó định dạng và căn chỉnh cho phù hợp. Cuối cùng nhấn “ Hoàn thành & Ký tên”. 

Bước 5: Nhấn chọn nút Lưu giữ ở góc bên phải phía trên của màn hình để thực hiện tải văn bản hay tài liệu đã ký trước đó xuống. Bạn có thể thực hiện lưu tài liệu ở trên Google Drive, Dropbox hoặc ngay trên Smallpdf. 

Phía trên là tổng hợp 4 cách để bạn hoặc bất cứ ai, cá nhân nào cũng có thể tạo cho mình 1 chữ ký điện tử đơn giản, nhanh chóng để sử dụng. Tuy là vậy nhưng nó cũng mang đến nhược điểm vô cùng lớn là chữ ký này không có giá trị pháp lý và dễ dàng bị làm giả. 

>> Tìm hiểu thêm: Chữ ký số điện tử để nhận được nhiều tính năng vượt trội. 

Đăng ký chữ ký điện tử cá nhân cần lưu ý những gì:

Như thông tin đã chia sẻ ở trên thì chữ ký điện tử cá nhân là loại hình có thể tự tạo, vì thế nên các doanh nghiệp không cần đăng ký chữ ký điện tử cá nhân và đưa ra các thủ tục đăng ký chữ ký điện tử với bất kỳ đơn vị nào.

Sau đây là một số lưu ý khi đăng kí chữ ký điện tử trên các phần mềm mà quý khách hàng cần đảm bảo để tránh trường hợp bị giả mạo hay đánh cắp: 

• Tính xác thực: Các văn bản, tài liệu trước khi được upload lên hệ thống để ký kết phải đúng với chủ nhân thực hiện ký kết và là người chịu toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật về tài liệu đã ký và gửi đi.
• Tính toàn vẹn: là tiêu chí đảm bảo nội dung, dữ liệu khi được thực hiện ký điện tử và gửi đi thì không thể thay đổi.
• Không thoái thác: là tiêu chí đảm bảo các cá nhân phải chịu trách nhiệm của mình về chữ ký mà mình đã ký và không được phủ nhận trách nhiệm.
• Công chứng: Chữ ký trên tệp Excel, Word hoặc PowerPoint được một máy chủ dán nhãn cho thời gian bảo mật. Ngoài ra, ở một số trường hợp khác thì tính hợp lệ của nó như là dịch vụ công. 

>> Xem thêm: Chữ ký điện tử và chữ ký số uy tín nhất hiện nay tại đây. 

Là đơn vị có kinh nghiệm trong tư vấn, triển khai các loại hình chữ ký số cá nhân giaiphapdoanhnghiepviettel.vn là đơn vị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng nhằm giúp việc ký số được diễn ra nhanh chóng, tiện ích và chính xác đến quý khách hàng. Với mục tiêu đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu Giaiphapdoanhnghiepviettel.vn luôn đồng hành và hỗ trợ khách hàng xuyên suốt trong quá trình sử dụng, luôn sẽ có group zalo và tổng đài hỗ trợ 24/7 để giúp quý khách có một trải nghiệm dịch vụ như ý.

Đến đây chắc hẳn các bạn đã biết cách để tạo lập chữ ký điện tử cá nhân thông qua bài viết mà chúng tôi đã cung cấp phía trên. Hy vọng quý khách hàng có thể tạo được chữ ký mà mình yêu thích để thực hiện ký số trên các văn bản, tài liệu. Nếu quý khách hàng muốn trải nghiệm hoặc dùng qua chữ ký số có thể liên hệ đến số hotline: 1800 8000 hoặc số zalo: 08 6868 1600 để được tư vấn và hướng dẫn trực tiếp nhé!