Ứng dụng chữ ký số, các yêu cầu bắt buộc và các ứng dụng thực tế

Ngày nay, việc ứng dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử không còn xa lạ đối với doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp đang trong giai đoạn đăng ký mới hay tìm hiểu về ứng dụng mà chữ ký số mang đến thì bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc ứng dụng về chữ ký số và các yêu cầu bắt buộc sử dụng chữ ký số trong một số giao dịch hành chính là quy định của Cơ quan nhà nước. Hãy cùng phân tích các lợi ích khi sử dụng phần mềm chữ ký số và các ứng dụng trong thực tế trong bài viết này nhé.

Ứng dụng chữ ký số tích hợp trong quy trình vận hành doanh nghiệp

Hiện nay, việc ứng dụng chữ ký số trong các giao dịch trực tuyến điện tử ngày càng trở nên phổ biến và đa dạng hơn. Với mục đích đẩy mạnh công tác an toàn, bảo mật thông tin cho doanh nghiệp khi thực hiện các hoạt động giao dịch điện tử trực tuyến, ứng dụng của chữ ký số ngày càng được ứng dụng và sử dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực - ngành nghề.

Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân ứng dụng chữ ký số như là chữ ký tay của người đại diện pháp luật, nhằm xác nhận những cam kết đồng ý về các điều khoản nội dung/ thông điệp trên giấy tờ, văn bản, hợp đồng giao dịch điện tử đảm bảo tính xác thực về mặt pháp lý. Chữ ký số có chức năng đảm bảo bảo mật tính chính xác và bảo mật về các thông tin/ dữ liệu/ nội dung trên văn bản ký xác thực điện tử.

Quá trình ứng dụng chữ ký số có hai giai đoạn:

•  
  • Tạo chữ ký (sử dụng khóa bí mật để ký số): để sử dụng chữ ký số vào trong các hoạt động của doanh nghiệp, người dùng cần phải đăng ký chứng thư số với các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số như Viettel, MISA, FPT,...
• Kiểm tra chữ ký (kiểm tra khóa công khai có hợp lệ hay không): kiểm tra tính đồng nhất của khóa công khai trên các chữ ký số của người gửi với khóa công khai của Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia và thực hiện ký số các văn bản, chứng từ giao dịch.

Đến đây người dùng có thể thắc mắc về những vấn đề sau: Chữ ký số dùng cho mục đích gì? Chức năng chữ ký số?,... Như vậy, ta có thể hiểu ứng dụng chữ ký số còn là một phương tiện điện tử ký xác nhận giao dịch được pháp luật thừa nhận về tính pháp lý, có công nghệ mã hóa và xác thực cao đảm bảo an toàn bảo mật trong đa dạng các lĩnh vực đặc biệt là lĩnh vực tài chính. Ngoài ra còn một số ứng dụng của chữ ký số cá nhân mà bạn cần tham khảo: 

Hiện tại, phạm vi sử dụng và ứng dụng của chữ ký số ngày càng được mở rộng, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực ký số điện tử cho phép người dùng xác nhận các giao dịch điện tử qua các văn bản ký số thông thường như tài liệu PDF, mã hóa và giải mã thông tin doanh nghiệp, file Microsoft Office: Word, Excel,… và các thực hiện xác nhận đa dạng các thủ tục hành chính.

Tác dụng của chữ ký số là gì?

Chữ ký số có tác dụng gì? Đây có lẽ là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân khi đăng ký để sử dụng. Để giải đáp các thắc mắc về tác dụng của chữ ký số thì quý khách hàng vui lòng tham khảo bài viết bên dưới:

Sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp/ tổ chức

Công dụng của chữ ký số hiện nay được áp dụng nhiều ở các doanh nghiệp, tổ chức nhằm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế sau:

• Kê khai, thống kê, nộp thuế điện tử
• Xác thực lập, ký, phát hành hóa đơn điện tử
• Thực hiện các dịch vụ công, kho bạc nhà nước
• Đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kê khai hải quan điện tử
• Xác thực các giao dịch trực tuyến, mua bán thương mại, thanh toán online, giao dịch ngân hàng điện tử
• Ký kết các hợp đồng văn bản kinh tế, lao động, văn bản hành chính điện tử
• Chứng từ sử dụng trong các giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Báo cáo quản trị…

Sử dụng chữ ký số cho cá nhân

Chữ ký số có tác dụng gì đối với cá nhân? Chữ ký số dùng cho cá nhân được sử dụng để mã hóa dữ liệu, bảo mật đa dạng các thông tin quan trọng của cá nhân, giúp cá nhân thực hiện xác thực các thao tác kê khai/ quyết toán TNCN/ các giao dịch ngân hàng và tín dụng một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Hơn nữa, tác dụng của chữ ký số còn được ứng dụng giải pháp công nghệ phần mềm chữ ký số dùng cho cá nhân có những giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của chính cá nhân trong các giao dịch chứng khoán điện tử/ mua bán trực tuyến, thực hiện xác thực thanh toán qua mạng/ chứng thực ký kết các hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế/ email hay các văn bản điện tử.

Chữ ký số dùng cho cá nhân thuộc tổ chức

Đối với các cá nhân thuộc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ nội bộ hoặc đại diện tổ chức với bên ngoài thì chữ ký số có tác dụng gì? Khi đơn vị này được ủy quyền sử dụng phần mềm chữ ký số ở các trường hợp nghiệp vụ và giao dịch sau:

• Nghiệp vụ nội bộ: ký xác nhận văn bản điện tử, email; login hệ thống bảo mật công ty; ký chứng từ trong giao dịch nội bộ như: thanh toán tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…
• Giao dịch với bên ngoài được tổ chức ủy quyền: giao dịch/ thanh toán thương mại điện tử; ký kết văn bản điện tử; ngân hàng điện tử…

Như vậy, tác dụng của chữ ký số dành cho các cá nhân, cá nhân thuộc doanh nghiệp hay các doanh nghiệp, tổ chức đều vô cùng hữu ích. Đa số, công cụ này hỗ trợ người dùng dễ dàng thực hiện đa dạng các nghiệp vụ kinh tế nhà nước và tư nhân, đảm bảo an toàn, bảo mật và hợp pháp.

Tham khảo ngay: đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín và chất lượng hiện nay.

Lợi ích của chữ ký số trong giao dịch hành chính của Cơ quan nhà nước

Sau đây là một số lợi ích của chữ ký số mà chúng tôi muốn giới thiệu đến quý khách hàng trong giao dịch hành chính của Cơ quan nhà nước: 

1. Kê khai thuế điện tử

Đầu tiên, Lợi ích của chữ ký số là giúp cho doanh nghiệp thực hiện đăng ký kê khai thuế điện tử với cơ quan thuế nhanh chóng, dễ dàng và hợp pháp. Căn cứ như sau:

Theo Điểm 4 Bổ sung khoản 10 vào Điều 7 trong Luật sửa đổi bổ sung một số điều luật quản lý thuế (luật số 21/2012/QH13) quy định như sau:

“Trường hợp người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

1. Lập, ký và phát hành hóa đơn điện tử

Thứ hai, Lợi ích của chữ ký số là hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử và ứng dụng phần mềm ký số khi lập, phát hành hóa đơn điện tử theo Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về quy định nội dung của hóa đơn điện tử.

1. Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử

Lợi ích cuối cùng của chữ ký số là hỗ trợ các cá nhân, tổ chức dễ dàng thực hiện các giao dịch trực tuyến trong lĩnh vực BHXH.

Theo Quyết định 838/QĐ-BHXH điều 4 quy định việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử:

“Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.”

Chức năng của chữ ký số

Ngày nay, sử dụng chữ ký số vào các giao dịch điện tử không chỉ đảm bảo tính hợp pháp về mặt pháp luật mà còn có những chức năng của chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân sau đây:

1. Tiết kiệm thời gian, hiệu suất công việc nâng cao

Chức năng của chữ ký số thực hiện đa số các dịch vụ ký số hồ sơ, văn bản chứng từ giúp tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Trước đây, người thực hiện các giao dịch nội bộ, hành chính, xử lý hồ sơ có thể mất nhiều thời gian, công sức để in ấn tài liệu và chờ đợi hàng giờ chuyển phát nhanh tài liệu, hay phải xếp hàng chờ đợi làm thủ tục hồ sơ tại các cơ quan nhà nước. Đây luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp phải đau đầu khi các thủ tục hồ sơ giải quyết chậm và gây ra các rủi ro không đáng có. Ứng dụng mà chữ ký số được đưa vào quy trình công việc sẽ là một giải pháp tiện lợi dành cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân giải quyết vấn đề trên.

Người sử dụng chữ ký số có thể nhanh chóng thực hiện các giao dịch ký văn bản hợp đồng, thực hiện các nghiệp vụ công dễ dàng qua internet mà không cần gặp mặt trực tiếp, giúp tiết kiệm phần lớn thời gian làm việc. 

Hơn thế nữa, chữ ký số còn giúp cho người dùng là dễ dàng thực hiện ký cùng lúc nhiều tài liệu hồ sơ bất cứ lúc nào, mọi lúc mọi nơi nhờ tính năng thiết lập nguồn ký số phân quyền người dùng, hỗ trợ ký số ngay trên điện thoại.

1. Tiết kiệm chi phí

Việc tối đa hóa các chi phí doanh nghiệp luôn là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, tiết kiệm chi phí là một trong những lợi ích mà chữ ký số mang đến.

Theo xu hướng công nghệ mới, việc ký số các văn bản hồ sơ bằng chữ ký điện tử giúp tiết kiệm được phần lớn chi phí di chuyển, chi phí chuyển phát nhanh và đặc biệt là chi phí in ấn, quản lý và lưu trữ hợp đồng giấy. Với chữ ký số, các văn bản hợp đồng ký số được ký kết và lưu trữ bằng dữ liệu mềm và các giao dịch diễn ra nhanh hơn giúp tiết kiệm được chi phí rủi ro chậm trễ.

Do vậy, việc các doanh nghiệp ứng dụng về chữ ký số sẽ là một trong các biện pháp hữu ích giúp tối đa hóa các chi phí lợi nhuận doanh nghiệp.

1. Tăng tính bảo mật

Khả năng giả mạo chữ ký tay lên đến 55-70% gây ra nhiều bất cập và hệ lụy trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên khả năng giả mạo chữ ký số rất khó, bởi tính an toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối.

Chữ ký số được ứng dụng vào doanh nghiệp tức là doanh nghiệp của bạn đang áp dụng các giải pháp công nghệ mới, công nghệ mã hóa dữ liệu thông tin của người dùng bằng cặp khóa thông minh. Những thông tin trong văn bản, tài liệu sẽ được bảo mật tuyệt đối và chỉ có người nhận được văn bản tài liệu có ký số mới mở được và không bị tác động bởi bên thứ ba.

1. Đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn nguồn gốc của tài liệu

Như đã đề cập trước đó, chữ ký điện tử có ý nghĩa pháp lý giống như chữ ký viết tay hoặc con dấu của người đại diện hợp pháp. Vì vậy, trong giao dịch điện tử, việc áp dụng chữ ký số trong giao dịch và giao dịch điện tử có thể coi là cơ sở pháp lý đảm bảo tính minh bạch của chứng từ và trách nhiệm pháp lý giữa chúng. 

Trong trường hợp có tranh chấp, các bên ký điện tử. Người dùng không thể thay đổi việc chỉnh sửa văn bản tài liệu sau khi được ký điện tử. Nếu văn bản tài liệu được ký điện tử được chỉnh sửa, tài liệu sẽ bị vô hiệu hóa và không có giá trị thương mại. 

Do đó, việc sử dụng giải pháp phần mềm chữ ký số là giải pháp giúp bảo vệ tính toàn vẹn ban đầu của tài liệu và đảm bảo giá trị pháp lý ngang nhau. 

Chính vì thế, lợi ích mà chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp là rất to lớn mang đến nhiều tính vẹn toàn trong các giá trị pháp lý sử dụng chữ ký số vào quy trình hoạt động của công ty sẽ là một giải pháp tốt nhất mang lại sự tiện dụng và tiết kiệm chi phí doanh nghiệp. 

Thực hiện đăng ký sử dụng và gia hạn chữ ký số Viettel để được đảm bảo cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và hiệu quả nhất.

Mục đích của chữ ký số

Chữ ký số được áp dụng đa dạng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề, sau đây là một vài mục đích của chữ ký số được ứng dụng điển hình:

• Chữ ký số dùng trong Chính phủ điện tử:

+ Ứng dụng của Bộ Tài chính

+ Ứng dụng của Bộ Công thương

+ Ứng dụng của Bộ KHCN,…

+ Ứng dụng của Bộ quốc phòng: hệ thống biên phòng điện tử, hệ thống phòng họp không giấy tờ, phần mềm hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc,...

• Chữ ký số dùng trong Thương mại điện tử:

+ Sử dụng ký các hóa đơn mua bán trực tuyến

+ Ký xác thực các khoản thanh toán trực tuyến,…

• Chữ ký số dùng trong giao dịch trực tuyến:

+ Ký các văn bản hợp đồng trực tuyến.

• Lên kế hoạch xác nhận hội nghị và làm việc từ xa với Mega eMeeting...

Theo đó, các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đã có thể trả lời câu hỏi chữ ký số dùng cho mục đích gì? mà không cần phải băn khoăn và gặp khó khăn nữa. 

Như vậy, chữ ký số có tính ứng dụng rất cao trong các hoạt động hiện nay, ứng dụng chữ ký số là một giải pháp toàn vẹn không thể thiếu trong quá trình vận hành chuyển đổi số của doanh nghiệp. Qua bài viết trên, Viettel hy vọng mang đến cho bạn những kiến thức cần thiết về tính ứng dụng, mục đích chữ ký số và tính cấp thiết sử dụng chữ ký số trong thời đại 4.0.

Viettel tự hào là đơn vị uy tín cung cấp đa dạng các giải pháp doanh nghiệp như chữ ký số điện tử HSM, chữ ký số USB Token, phần mềm hoá đơn điện tử,.. Đăng ký ngay mua chữ ký số Viettel để được hưởng nhiều ưu đãi chiết khấu nhất. Nếu bạn đang cần tư vấn, hỗ trợ hay quan tâm đến các phần mềm dịch vụ doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ ngay Zalo hoặc Hotline 08 6868 1600 để được đội ngũ nhân viên Viettel tư vấn, truy cập ngay / để biết thêm thông tin chi tiết.